1,5 года использования Qlik Sense в Europharma(Aq Niet Group): сокращение ФОТ, оптимизация поставок, рост продаж и не только

Когда в ассортименте 8500 SKU медицинского назначения, интернет-магазин и служба доставки, ручная аналитика – путь к глобальным проблемам и упущенным возможностям. 

В этом кейсе расскажем, как внедрение преднастроенных аналитических решений от RBC Group позволило одной из крупнейших аптечных сетей в Казахстане по максимуму раскрыть свой потенциал на рынке.  

Qlik Sense – аналитическая корпоративная платформа 3-го поколения для изучения данных и принятия взвешенных решений, а также управляемого Self Service BI. Продукт позволяєт загружать, объединять, ассоциативно индексировать данные из любого количества источников.

А еще Qlik – мировой лидер в области визуальной и бизнес-аналитики. Qlik   позволяет:

• Cвободно искать и исследовать информацию, которую пользователи не найдут с помощью классических инструментов бизнес-аналитики на основе запросов.
• Консолидировать данные и быстро создавать любые визуальные представления, глубоко исследовать исторические данные.
• Использовать диаграммы, таблицы или объекты визуализации, которые являются интерактивными и мгновенно обновляются в текущем контексте с каждым новым действием. 

Поэтому, когда к нам обратился руководитель отдела бизнес-аналитики компании Europharma, Султанбек Жанаков, мы предложили ему решение на базе Qlik Sense.   

О компании Europharma

Изначально Europharma развивалась как сеть аптек, на момент написания кейса в этом направлении компания имеет такие показатели:

Параллельно компания развивала и другие проекты, с 2019 по 2020 год открылись:

В среднем на одну точку приходится такое количество чеков в месяц:

Обрабатывать такой объем данных в ручном режиме – долго, сложно и в конечном итоге неэффективно. Потому что данные обновляются постоянно, и, если анализировать их слишком долго, ценность полученной аналитики значительно снижается. 

Предпосылки к внедрению Qlik Sense

По мере роста бизнеса, как мы упоминали, кратно увеличился и объем данных.. Даже собрать всю нужную информацию в ручном режиме – колоссальные затраты времени, не говоря уже об их интерпретации. 

«Помимо существовавших раньше сложностей, связанных с региональными различиями, например, в работе с поставщиками, появилась проблема дубляжа некоторых SKU. Они могли быть представлены как в магазинах, так и в аптеках. 

Объемы данных по продажам стали очень большими, что повлекло за собой появление различных ошибок как технического плана, так и связанных с ручной обработкой данных.

Часто случалось так, что люди по-разному представляли себе оптимальный формат отчетности и показатели, которые нужно анализировать»

Кроме того, стало ясно, что отчеты аналитиков должны быть построены так, чтобы на их основе решения могли принимать, например, маркетологи, специалисты по продажам и т.д. в рамках всей компании. Но без общей методологии сбора данных, понятной всем терминологии и других важных составляющих выходило, что все отделы говорят как будто на разных языках. 

Для решения этих и других проблем в апреле 2021 года начали внедрение Qlik Sense.

Почему в качестве решения для бизнес-аналитики выбрали Qlik Sense?

«Выбирая платформу, мы рассматривали разные варианты. Power BI не подходил из-за слишком большого для него объема наших данных. SAP оказался слишком дорогим в обслуживании. 

Qlik Sense имеет приемлемую цену и адекватно работает с большими массивами данных. А еще он гибкий и современный. 

Поэтому выбрали это BI решение»

Кроме того, руководство Europharma учло такие факторы:

• решение нужно было внедрить в работу быстро;
• опыта работы со сложной аналитикой у сотрудников не было;
• времени и ресурса на создание собственного уникального решения не было. 

Решили, что проще, быстрее и дешевле (но с сохранением качества!) будет использовать пакет преднастроенных решений от RBC Group. Сразу оговорили, что продукт будет дорабатываться под потребности заказчика. 

Как происходило внедрение приложений

Первый этап

Первой задачей, на которой тестировали ПО и эффективность для компании бизнес-аналитики, стало приложение по анализу продаж. 

Второй этап 

Первый этап прошел, что называется, гладко. Обе стороны были нацелены на сотрудничество и прилагали все усилия, чтобы результат был хорошим. Между руководством Europharma и сотрудниками RBC Group установились настоящие партнерские отношения. 

Поэтому на второй этап цели поставили более масштабные:

• внедрение инструментов для анализа запасов, чеков, финансов (p&l);
• оптимизация учетной системы под требования бизнеса;
• пересмотр методики определения себестоимости.

Qlik Sense использовали в том числе для определения участков работы, за которую необходимо приниматься в первую очередь.

Еще одним решением, которое пошло на пользу, оказалось то, что сотрудники Europharma могли сами выбирать, работать ли им с Qlik Sense. Это было сделано для того, чтобы свести к минимуму негатив от внедрения нового ПО. В результате даже те специалисты, которые поначалу по привычке работали с 1С, оценили Qlik и перешли на него. 

«Часть сотрудников ранее работала с другими решениями для бизнес-аналитики. У них сложностей при переходе на Qlik Sense не возникло. Для специалистов, которые имели дело только с Excel, мы провели дополнительное обучение»

Внедрение прошло так, как и планировали: быстро, эффективно и максимально мягко для сотрудников Europharma.

Какие выгоды получила Europharma от внедрения Qlik Sense

Когда мы ввели единые алгоритмы для подготовки аналитической информации, специалистам стало проще правильно ее преобразовывать и трактовать.

В результате:

• сократили до минимума возможности для появления недоразумений, связанных с разными подходами к расчетам ключевых показателей аналитики у отдельных сотрудников;
• обнаружили и устранили некоторые недочеты учетной системы 1С (например, неправильно указанный поставщик, бренд, категория продукта);

«В ходе внедрения Qlik Sense были обнаружены ошибки, связанные с расчетом себестоимости и учетом. В определенный момент некоторые SKU просто «вымывались» и отсутствовали на остатке, поэтому продажи по ним были нулевыми. Также удалось выявить расхождения между данными бухгалтерского учета и реальными остатками товаров, не полностью проведенные проводки и операции, которые отобразились с неверной датой в 1С»

• разделили оптовые и розничные продажи, тем самым ликвидировали проблему некорректного учета снятия товаров с остатков при работе с юридическими лицами (оказалось, что они списывались дважды, эта ошибка не была очевидной);
• улучшили работу с данными бухгалтерского учета и их отображением в управленческом, это позволило отказаться от «склеивания» отдельных столбцов 1С для создания нужного отчета. 

Комплексным результатом перечисленных выше событий стало то, что отчеты стали по-настоящему информативными и достоверными. Больше нет необходимости перепроверять данные, им можно доверять полностью. 

Как отразилось внедрение Qlik Sense на результатах бизнеса

Комфорт для сотрудников и оптимизация их рабочего времени имеют значение. Но для бизнеса критично важен измеримый финансовый результат любых инвестиций и нововведений.

Qlik Sense помог достичь улучшений, которые видны в конкретных цифрах. 

• Сократили ФОТ за счет оптимизации времени работы аптек. Для этого проанализировали данные по кассам аптек, которые работали круглосуточно. Выяснилось, что некоторые точки эффективнее перевести на дневной режим работы. 

«Первые результаты после внедрения Qlik Sense стали заметны уже через 2 месяца»

• Усовершенствовали снабжение магазинов и аптек. Чтобы этого достичь, изучили данные о фактическом наличии артикулов в торговой точке на протяжении конкретного периода. Оказалось, что некоторые товары полностью продавали почти сразу после поступления. И до новой поставки их попросту не было на витрине.

«Некоторые методы и подходы Qlik Sense кардинально отличаются от того, что мы делали ранее. Например, если товар был представлен в аптеке на протяжении 5 дней и продался 5 раз, мы понимаем, что потребность в нем – 1 штука в день. 

В старой системе мы не могли видеть количество дней наличия товара. Из отчетов мы узнавали только то, что за месяц было продано 5 единиц. 

Далее потребность рассчитывалась на уровне 1 штуки на 6 дней, что совершенно не соответствует реальному спросу»

• Наладили контроль использования персональных бонусов программ лояльности, доступных сотрудникам и клиентам. Тем самым исключили ситуации, когда работники могли проводить по своей карте оплату товаров клиентов, получая от этого бонусы и используя их в своих целях.
• Повысили продажи отдельных товаров и доход от них. Для этого выявили SKU, которые хорошо продаются по сети, но не востребованы в определенных магазинах. Разобрались в ситуации и выяснили, что часто такая продукция не выставлена на витрину или же имеет неликвидный вид. 
• Оптимизировали работу с поставщиками и организацию закупок. Зная, сколько дней товар есть в наличии, получилось оптимизировать заказы для поставщиков и понять, кто из них наиболее важен. 

Один из примеров использования автоматизации Qlik Sense: в постковидный период особенно ценной оказалась информация о продажах медикаментов до пандемии. Это помогло определить, какие SKU и в каком количестве требуется вернуть на склад. 

Преимущества, которые дает работа с RBC Group

Многие наши клиенты подчеркивают, что для них ценны такие возможности:

1. Нет необходимости нанимать в штат разработчика Qlik Sense. То есть не надо будет платить ему фиксированную зарплату и зависеть от конкретного человека.
2. Можно оплачивать только фактически выполненные задачи. Практика показывает, что необходимость добавить новый функционал или оптимизировать существующий появляется не так уж часто. Поэтому логичнее обратиться с этой задачей к компании-интегратору. Наши сотрудники имеют большой опыт, поэтому выполняют работу за считанные дни, иногда – даже часы.
3. Команда RBC Group открыта к диалогу. Заказчик может озвучивать свои требования, идеи и сомнения. Прислушавшись к ним, можно изменить логику обработки данных, реализовать новые подходы, добавить требуемые аналитические показатели.
4. Сотрудники заказчика получают всю необходимую поддержку. Мы предоставляем пошаговый план работы, который позволяет внедрить новое ПО во все департаменты и исчерпывающе отвечаем на возникающие вопросы.

Рекомендация от Султанбека руководителям компаний, которые планируют внедрять Qlik Sense

«Перед внедрением Qlik Sense мы долго думали, с чего начинать: приводить базу в порядок заранее или заниматься этой работой параллельно с внедрением нового программного обеспечения. Выбрали второй вариант и не прогадали. 

В действительности работа пошла продуктивнее: мы смогли очищать данные и проводить мероприятия по оптимизации, точно зная, что нужно менять и на какие моменты обращать внимание. А еще нам понравилось, что сотрудники RBC Group обсуждают конкретные задачи с клиентами и приходят к консенсусу в их решении. В результате такой синергии в работе мы получили результат, на который рассчитывали»