Qlik Sense в «Серволюкс»

«Серволюкс» – крупнейший вертикально-интегрированный холдинг агропромышленного рынка СНГ. Группа объединяет более 20 компаний с офисами в трех странах. Производственная структура группы включает птицеводческие комплексы, комбикормовые заводы и элеваторы, мясоперерабатывающие предприятия и земельный банк. К середине 2021 года продуктовый портфель компании включал более 30 успешных брендов.

Qlik появился в группе компаний «Серволюкс» как инструмент аналитики логистических цепочек, но быстро распространился в другие подразделения компании. Сейчас аналитические приложения Qlik используют топ-менеджеры, специалисты департаментов продаж, маркетинга, логистики, финансов, производства, а также в компании целенаправленно популяризируется data-driven подход в принятии решений.

Предпосылки проекта

Первым подразделением «Серволюкс», в котором были внедрены BI-инструменты, стал департамент логистики. До 2016 года включительно аналитики занимались не только анализом данных, но и подготовкой самих данных, на которую уходило много времени.

По мере роста бизнеса и увеличения объема данных процесс подготовки данных для анализа становился все более трудоемким и требовал больше времени, поэтому в результате было принято решение искать BI-инструмент. Выбор был сделан в пользу Qlik Sense: решение позволило сократить время на обработку данных из учетной системы 1С УПП, предоставить удобный и гибкий инструмент для визуализации и работы с большими массивами данных, повысить обоснованность управленческих решений.

Реализация проекта

Успех проекта в сфере логистики в группе компаний имел два важных взаимосвязанных последствия. Первое – распространение Qlik и на другие подразделения холдинга. Второе – выделение аналитиков в отдельный сектор операционного развития и анализа (СОРиА), состоявшееся в августе 2017 года.

Сотрудникам сектора приходилось совмещать аналитику логистических процессов с доработкой и разработкой новых приложений в Qlik, при этом число запросов на приложения от других подразделений росло. В результате в августе 2018 года было принято решение внедрять Qlik и в других подразделениях группы компаний, а выделенное подразделение аналитиков (СОРиА) перешло в структуру IT.

На текущий момент аналитика Qlik работает в масштабах всей группы и интегрирует данные из учетных систем 1С:УПП, 1С:Бухгалтерия, Галактика, приложения для торговых представителей «Наполеон», таблиц Excel. Важную роль играет Qlik и в процессе интеграции приобретенных активов в структуру группы: если ИТ-ландшафт новой компании в группе остается неизменным, за 2 месяца внутренними ресурсами «Серволюкс» удается интегрировать ее данные в единый аналитический ландшафт.

Разработка приложений ведется не только своими силами. В частности, в процессе создания приложения для анализа продаж оказывали помощь специалисты RBC Group:

«Мы не стали отдавать разработку всех приложений Qlik подрядчику, поскольку структура «Серволюкс» сложна и уникальна, и для разработки некоторых приложений необходимо очень глубоко понимать специфику нашего бизнеса, а сделать это проще специалистам изнутри, — рассказывает Оксана Зенович, руководитель СОРиА «Серволюкс». – Именно поэтому мы развиваем собственную экспертизу: прошли обучение у RBC Group, а затем и расширили штат СОРиА в два раза. Растут компетенции и внутри бизнес-единиц: нам удалось вырастить разработчика Qlik в департаменте маркетинга».

Аналитика для оптимизации заказов: «отчет по подрезке»

На данный момент аналитика Qlik используется практически для всех подразделений группы. В числе интересных – отчет по подрезке, созданный для того, чтобы понимать, на каком этапе в цепочке поставок теряются части заказов. Приложение позволяет торговым представителям проанализировать уменьшение объема заказа на любом этапе и его причины, которые могут быть связаны как с желанием заказчика, так и с различными внутренними процессами на производстве, складе или в доставке.

«Мы сделали небольшие доработки в процессе обработки заказов и в учетной системе 1С, что позволило торговым представителям и руководителям службы продаж визуализировать в Qlik очень ценную информацию по первоначальному, подтвержденному и исполненному заказу покупателя. При этом в приложении анализ показателей возможен по SKU и категориям продукции, рынкам, торговым сетям, контрагентам, датам и пр., а обновление данных настроено автоматически. Экономия времени обработки данных координатором заказа составила более 2 часов в день и позволила интерактивно контролировать ситуации с недопоставками по нашим внутренним причинам», — рассказывает Оксана Зенович.

Аналитика торговых представителей: «идеальный отчет»

В 2017 году к ГК присоединилась компания «Белмит» и в процессе присоединения компании отдел контроля и поддержки продаж ощутил необходимость изменения аналитики. Было принято решение реализовать инструмент контроля торговых представителей в Qlik. Так появилось приложение с унаследованным названием «Идеальный отчет». В него подтягиваются данные из системы по мобильной торговле «Наполеон» и 1С УПП. Отчет активно используется для анализа работы торговых представителей, в нем считаются показатели результативности и эффективности их работы, которые в дальнейшем входят в расчет KPI для торговой команды.

Для своевременной корректировки плановых маршрутов анализируются внеплановые визиты и звонки, также можно просмотреть снятые торговым представителем остатки, посещенные точки на карте

Распространение культуры работы с аналитикой в компании

В группе активно продвигают работу с данными на всех уровнях. Для вовлечения топ-менеджеров внедряется Telegram-бот от RBC Group, который обеспечит рассылку агрегированных показателей по продажам из приложений Qlik.

Для популяризации самих аналитических приложений и результатов использования data-driven подходов к принятию решений, в компании запущена специальная рассылка. По пятницам сотрудники сектора операционного развития и анализа и других департаментов в короткой форме рассказывают о том, как применение данных изменило какой-то бизнес-процесс и помогло компании сэкономить ресурсы.

Результаты

Среди важнейших эффектов внедрений Qlik Sense – сокращение времени на создание отчетов, ориентированное на данные управление бизнесом, создание единого «источника правды» в группе компаний. Кроме того, каждое подразделение получило свои бонусы. Например, эксперты признаются, что стало проще обосновать какое-либо предложение: достаточно продемонстрировать цифры в приложениях.

С BI только отдел логистики экономит более 22 часов в неделю

Изменился и подход подготовки к совещаниям: если раньше этот процесс занимал много времени, то сейчас он практически сошел на нет, так как на совещании все данные смотрятся в приложениях онлайн.

Перспективы развития

В планах группы – увеличение числа пользователей аналитики. В том числе для этого будет расширен функционал Telegram-бота, в котором топ-менеджеры будут получать данные из приложения по исполнению бюджета, а линейные менеджеры – агрегированные данные по выполнению планов (в соответствии с должностью и правами доступа). Также в планах – переход на рассылку отчетности по почте с помощью Mail&Deploy. Это позволит обеспечить максимальное число сотрудников бизнес-подразделений данными для принятия решений, а аналитики будут работать непосредственно в приложениях.

Видео 🎥

В рамках нашей ежегодной конференции по дата-аналитике Оксана Зинович рассказала, какими приложениями пользуется холдинг, сколько людей вовлечено в аналитику. Как с помощью Qlik оценивается эффективность работы каждой компании холдинга. Кто и как использует Sense Bot, разработанный RBC Group.