Управление товарными запасами

Основной целью формирования и поддержания достаточности товарных запасов является бесперебойное удовлетворение потребностей клиентов, выполнение планов продаж, отгрузок, производства. Одновременно с этим формирование большого склада отнимает у компании значительную часть финансовых ресурсов, которые потенциально могут использоваться с большей эффективностью. По этой причине управление товарными запасами должно носить регулярный характер. Правильный менеджмент позволит своевременно выполнять взятые обязательства и направить освободившиеся средства в доходные сферы деятельности. В итоге окупаемость инвестиций в запасы возрастет без ущерба качеству обслуживания.

Бизнес аналитика в управлении товарными запасами

Количество продуктов, которые хранятся на складах компании, постоянно меняется, спрос на них колеблется, а прямого доступа к данным о будущих потребностях в каждой конкретной единице номенклатуры у руководящего персонала недостаточно. Поэтому ответственные сотрудники зачастую не имеют объективного представления о текущей и планируемой необходимости при формировании товарных запасов, не могут учесть увеличение или сокращение количества контрагентов, расширение номенклатуры товаров и другие факторы, влияющие на объемы затоваривания. В условиях неопределенности часто происходит чрезмерное «раздувание» складов, что влечет за собой замораживание средств и в дальнейшем требует больших усилий на проведение инвентаризации, размещение и хранение товаров.

Лист «Показатели» преднастроенного решения «Анализ запасов»

Управление запасами с использованием систем бизнес-аналитики позволяет решить возникшую проблему без привлечения специалистов по работе с данными на регулярной основе. Решение соберет и обработает имеющуюся информацию, представив ее в удобном для восприятия формате каждому бизнес-пользователю. Обновленная система управления товарными запасами позволит:

• оптимизировать затраты компании, покупая меньше продуктов впрок;
• повысить уровень обслуживания за счет лучшей доступности необходимых товаров;
• эффективнее использовать активы компании;
• подготовиться к сезонному изменению спроса или потребности организации в отдельных продуктах;
• не допустить накопление дорогостоящих товарных запасов;
• сократить суммы списаний;
• правильно скорректировать количество продуктов на складе при увеличении и сокращении ассортимента или числа контрагентов;
• избежать отсутствия нужного товара на складе.

Эффективность управления товарными запасами обеспечивается за счет использования в их формировании матрицы ABC и XYZ анализа. Такой подход позволяет отследить, какие из элементов в наибольшей мере влияют на итоговую стоимость склада, а также выявить продукты, остаток которых необходимо контролировать более тщательно. Кроме того, программное обеспечение позволяет использовать в управлении запасами исторические данные об отгрузках, распределении товаров по торговым точкам, оборачиваемости. Контролируя наиболее важные для бизнеса показатели, уполномоченные лица смогут постоянно поддерживать наличие достаточного количества товаров на складах не ниже критического уровня, но не допускать перезатоваривания.

ABC-XYZ анализ

Компании, которые используют современные системы бизнес аналитики, надежно защищены от рыночной нестабильности. Эффективное управление товарными запасами  позволяет в любой момент отреагировать на изменившийся спрос, извлекая дополнительный доход или минимизируя убытки от таких колебаний. Одновременно с этим, менеджмент не допускает формирования «подушки безопасности» в виде непомерного размера резервов. Оптимальное количество конкретного продукта дифференцируется в зависимости от его особенностей, торговой точки, текущего и прогнозного спроса и других важных факторов.

На каких принципах основывается управление товарными запасами

Бизнес-аналитика располагает готовыми инструментами, которые разработаны для потребностей разных предприятий и пользователей. Дифференциация подхода связана с особенностями бизнес-процессов, характерных для каждого из них.

Управление товарными запасами в торговле позволяет сформировать склад в соответствии с прогнозными потребностями конкретного пункта реализации. При этом крайне важно придерживаться индивидуального подхода к формированию резерва для каждой складской единицы, способного учитывать:

• сроки годности;
• оптимальный полочный запас;
• минимальную сумму заказа и частоту их формирования;
• сезонные колебания спроса;
• исторические объемы продаж с учетом заложенной динамики роста;
• запланированные рекламные кампании, акции, скидки.

Управление товарными запасами на предприятии является механизмом, который позволяет избежать дефицита вашей продукции у ритейлеров. Отсутствие определенных товаров может привести к потере части дохода и досрочному расторжению контрактов. Использование бизнес-аналитики позволит обеспечить производственный процесс всем необходимым с учетом:

• изменения спроса на товары – складские запасы будут формироваться в зависимости от текущей и прогнозной потребности в них;
• сокращения количества продуктов, которые продаются со скидкой или утилизируются;
• периодичности отгрузки, что позволит экономить место в складских помещениях;
• необходимости выполнять срочные внеплановые заказы.

Анализ ассортимента

Системы управления запасами в логистике помогают предотвратить сбои в цепочке поставок, а также повысить рентабельность процесса. Улучшение качества обслуживания может проявляться в:

• ускорении оборачиваемости товарных запасов;
• сокращении количества просроченных заказов;
• наиболее полном обеспечении товарами ритейлеров;
• оптимизации цикла поставок и комплектации заказов.

Управление товарными запасами на складе компании независимо от сферы ее деятельности позволяет снизить риски, связанные с длительным хранением продукции, к которым относятся вероятность порчи, кражи или потери. Следствием оптимизации является более рациональное использование рабочего времени сотрудниками, ответственными за прием и отгрузку товаров. Правильное формирование запасов помогает снизить нагрузку на складское оборудование и более рационально использовать существующую площадь.

Уровень запасов

Бизнес-аналитика как инструмент оценки эффективности формирования резервов

Когда менеджеры располагают информацией о спросе на продукты, могут предвидеть его сезонное изменение и учитывать возможные непредвиденные обстоятельства, качество склада должно достичь оптимального уровня. Бизнес-аналитика является не только инструментом принятия решений, но также анализа эффективности управления запасами. Для оценки могут использоваться такие KPI:

• коэффициент оборачиваемости запасов;
• количество дней, когда товар был в наличии;
• соотношение объема запасов и продаж;
• доля невыполненных заказов;
• рентабельность инвестиций в формирование товарных запасов;
• время получения поставок;
• коэффициент потерянных продаж;
• потери запасов;
• затраты на хранение;
• коэффициент заполнения складов;
• время выполнения заказа и другие.

Потребность

Показатели эффективности управления запасами выбираются в соответствии с целями организации: оптимизировать затраты, ускорить процесс выполнения заказов, сократить сроки хранения товаров на складе. Приложения для бизнес-аналитики являются адаптируемыми. Они настраиваются в соответствии с потребностями конкретной компании и позволяют использовать для принятия решений выбранный набор важных параметров. Построенный с учетом потребностей отдельных сотрудников компании дашборд, отображает ключевую информацию, которая быстро проинформирует о текущем состоянии запасов. Более подробное изучение отдельных показателей помогает обнаружить причину того или иного значения, проследить наличие тенденции и принять эффективные меры по управлению складом.