Аналитика в действии: история BI-трансформации сети "Файно Маркет"

«Файно Маркет» — активно развивающаяся розничная сеть в центральной Украине. С момента открытия первого магазина в 2011 году компания расширила присутствие в Кировоградской, Черкасской, Одесской, Николаевской, Днепропетровской и Киевской областях. На сегодня сеть насчитывает 206 магазинов в 74 населенных пунктах Украины.

В 2010 году менеджмент компании принял стратегическое решение о трансформации — от дистрибуции к развитию сети магазинов у дома под брендом «Файно Маркет». Переход к розничной модели сопровождался кратным ростом количества точек, ассортимента, клиентских транзакций и объемов информации.

Трансформация компании в розничную сеть привела к существенному увеличению количества данных, которые нужно было обрабатывать и анализировать. Аналитика с помощью плоских таблиц Excel уже не позволяла эффективно управлять бизнесом. Тогда компания впервые задумалась о внедрении системы бизнес-аналитики (BI).

«Впервые мы начали использовать BI-инструменты несколько лет назад. Нашим первым решением, разработанным собственными силами, было дистрибьюторское решение по анализу продаж и запасов на базе платформы QlikView. Тогда нам этого хватало. В приложении работало 10-15 пользователей, но наши знания BI были ограничены, и мы не могли раскрыть весь потенциал аналитических приложений. Поэтому большинство отчетов мы продолжали формировать в Excel», — делится опытом Дмитрий Сарвади, ИТ-директор сети «Файно Маркет».

Предпосылки проекта

С ростом количества магазинов, покупателей, чеков и товарных позиций традиционные методы анализа перестали справляться с задачами бизнеса. Разрозненные Excel-таблицы, дублирование информации, разные трактовки одних и тех же показателей — все это замедляло принятие решений и снижало доверие к данным.

«Самостоятельно понять, как и куда нам двигаться в развитии BI, мы не могли. В 2020 году, в поисках эффективного решения, мы обратились за помощью к RBC Group», — говорит Дмитрий Сарвади.

После аудита текущих процессов и потребностей, специалисты RBC Group предложили архитектуру на базе Qlik Sense, способную закрыть первоочередные задачи и масштабироваться под развитие бизнеса. Компания приняла стратегическое решение инвестировать в аналитику, и в марте 2020 года началась реализация проекта.

Всего за год для розничной сети «Файно Маркет» было разработано и внедрено приложения для анализа:

• закупок и запасов;
• продаж, чеков и клиентов;
• бонусных программ;
• промо-активностей;
• сервисного обслуживания;
• операционной деятельности;
• кредиторской задолженности;
• рейтингов магазинов по ключевым метрикам.

Все эти приложения обеспечили руководителей и специалистов компании актуальной, структурированной аналитикой и стали опорой для ежедневного принятия решений.

От хаоса к единственному источнику правды

Как и во многих быстрорастущих компаниях, в Файно Маркет данные поступали из разных систем и хранились в разрозненных Excel-таблицах. У каждого подразделения была своя версия «истины» — отчеты часто не совпадали, что тормозило принятие решений.

«До внедрения Qlik каждое подразделение было владельцем своего набора данных, и при подготовке отчетов возникала путаница. Мы получали разные результаты, потому что каждый интерпретировал информацию по-своему, — вспоминает Дмитрий Сарвади. — С переходом на Qlik мы смогли оцифровать весь этот массив, объединить его и создать единый источник данных для всей аналитики.»

По мере масштабирования сети и роста объема данных система Qlik Sense была переконфигурирована из однонодовой в многонодовую инфраструктуру. Это обеспечило стабильную работу платформы и высокую производительность даже при интенсивной нагрузке.

После внедрения система стала не только источником правды, но и инструментом командной работы. Специалисты «Файно Маркет» прошли обучение, получили базовые знания в Qlik и могут самостоятельно осуществлять мелкие доработки. Команда RBC Group отвечает за техническую поддержку и развитие, однако внутренние команды хорошо понимают логику работы решений, что значительно упрощает создание новых приложений.

Сегодня с решениями на базе Qlik работает более 50 пользователей. Компания ежедневно анализирует:

• остатки по 15 000 товарных позиций в месяц,
• около 170 000 чеков в день,
• данные по 250 000 идентифицированных клиентов через мобильное приложение и бонусные карты.

Источниками данных стали: учетная система, кассовая система OpenStore, CRM Creatio и ряд внешних баз, в том числе из мобильных приложений. Все данные автоматически обрабатываются в Qlik и визуализируются в виде дашбордов для разных департаментов.

Формула ритейла и аналитика по ролям

Одной из целей проекта было создать приложения, охватывающие потребности каждого подразделения — от коммерческого до HR. Первым появилось «рабочее место категорийного менеджера» — инструмент, с которым специалист работает ежедневно.

«Формула ритейла состоит из шести ключевых показателей: количество покупателей, частота посещений, средняя цена единицы товара, количество товаров в чеке, процент рентабельности и расходы. На пять из них влияет коммерческий департамент. И каждый из этих факторов — это дерево из десятков переменных: границы ценовых сегментов, доля полочного пространства, медиальная цена категории и около 80 других. Чтобы управлять, нужно видеть динамику и влияние одного показателя на другой», — комментирует Екатерина, коммерческий директор сети.

Раньше подготовка прогноза могла занимать дни — сейчас отчет формируется за минуты. Все необходимые показатели выведены на дашборды: утренние, дневные и вечерние, — чтобы в течение дня отслеживать ключевые отклонения.

«Раньше, пока данные загружались и сводились в Excel, возникали ошибки, и на них сложно было опираться в принятии решений. Бывали случаи, когда менеджер уже забывал, зачем собирал эти данные. А многие показатели мы вообще не могли получить. А если ты не можешь отследить метрику — значит, ты ею не управляешь. Это была большая проблема для нас», — добавляет Екатерина.

На старте проекта совместно с департаментами были определены все ключевые показатели, проанализированы их взаимосвязи, и разработан набор визуальных объектов, которые стали частью повседневной аналитики. Сегодня решения в Файно Маркет принимаются на основе данных конкретного магазина и категории товара — в реальном времени.

Расширение горизонтов аналитики: от данных к действиям

Развитие BI-системы в Файно Маркет началось с построения полноценной бизнес-аналитики — приложений, которые помогали оперативно получать ответы на вопрос «что происходит в бизнесе». Однако со временем стало понятно: одних отчетов недостаточно. Возникла потребность видеть на несколько шагов вперед, прогнозировать поведение клиентов, управлять промо-активностями и вовлеченностью.

«Мы поняли, что бизнес-аналитика дала нам базу для принятия решений, но следующий шаг — это планирование и проактивное управление. Так появилась задача расширить возможности BI за счет интеллектуальных инструментов», — делится Дмитрий Сарвади, ИТ директор сети.

Аналитика чеков и программы лояльности

Одним из первых шагов в этом направлении стало внедрение предварительно настроенного решения «Анализ чеков и программа лояльности». Оно дало возможность сегментировать клиентскую базу, выявлять поведенческие паттерны, анализировать активность покупателей и сформировать основу для персонализированных предложений.

Одновременно приложение стало инструментом операционного контроля. Файно Маркет получил возможность:

• отслеживать нагрузку на кассы по дням и часам;
• оптимизировать количество открытых касс;
• адаптировать графики кассиров под реальную загруженность;
• анализировать эффективность форматов оплаты, пенетрацию товаров и структуру чеков.

«Так у нас появилось решение ‘Прогноз работы касс’, — говорит Дмитрий. — Оно позволило по-новому подойти к планированию операционных ресурсов, а также глубже понимать поведение покупателей.»

Инструмент поддерживает широкий спектр анализа: от LFL-сравнений, RFM и ABC-анализа до построения корзин покупателя и когортного анализа магазинов.

Прогноз работы касс

Прогнозирование работы касс — один из примеров использования алгоритмов машинного обучения. На основе исторических данных система моделирует загрузку касс в разрезе часов и дней недели, а также сравнивает прогнозы с фактическими результатами в Qlik. Это позволяет более точно планировать ресурсы и минимизировать очереди.

Анализ акционных активностей

Приложение «Анализ акций» стало одним из самых мощных и масштабных инструментов в аналитическом стеке компании. В нем интегрированы данные практически по всем направлениям — от остатков и продаж до чеков, персональных предложений и маркетинговых метрик.

Инструмент для анализа акций охватывает весь цикл: что было запланировано, как произошла реализация, какие результаты получены. На основе обработки данных в Python с использованием ИИ формируются прогнозы, а вся визуализация выполняется в Qlik.

«Это действительно ‘монстр’ по охвату данных. Мы видим полную динамику акций, от момента запуска до финальных результатов, включая каннибализацию внутри товарных групп. Мы анализируем не только факт, но и моделируем будущие кампании на основе поведения сегментов клиентов», — подчеркивает Дмитрий Сарвади.

BI на экране: публичный мониторинг

Внедрение аналитических решений не ограничилось рабочими местами менеджеров и категорийных специалистов. Одним из важных элементов BI-культуры стал публичный монитор — Smart TV, размещенный в офисе компании. На нем транслируются ключевые показатели выполнения планов в разрезе региональных и категорийных менеджеров. Это позволяет не только оперативно реагировать на отклонения, но и мотивирует сотрудников, создавая культуру прозрачности и вовлеченности.

Инструменты публичного мониторинга стали частью корпоративной культуры — руководители Файно Маркет ежедневно используют их для контроля и управления.

Обратная интеграция: аналитика как источник для учетной системы

Одной из уникальных возможностей, реализованных совместно с RBC Group, стала обратная интеграция Qlik с учетной системой. С помощью Simple API компания «Файно Маркет» извлекает рассчитанные показатели непосредственно из Qlik и загружает их в учетную систему. Это позволяет автоматически обновлять критические бизнес-показатели — продажи, количество чеков, уровень запасов, неликвиды, списания, текущие потери и т.д.

Вывод: аналитика как конкурентное преимущество

Трансформация, начавшаяся с внедрения BI-системы, изменила не только инструменты, но и подход Файно Маркет к управлению бизнесом. Сегодня аналитика — это не вспомогательная функция, а основа ежедневной операционной деятельности, планирования и стратегического развития.

В структуре поддержки «Файно Маркет» функционирует двухуровневая модель. Первую линию составляют внутренние администраторы — технические и бизнес-поддержка. В случае сложных вопросов они обращаются к команде RBC Group, которая выступает второй линией поддержки.

Более 50 пользователей ежедневно принимают решения, опираясь на данные, собранные и обработанные в едином информационном пространстве. Команда коммерческого департамента управляет ассортиментом в режиме реального времени, финансовый блок контролирует эффективность на уровне SKU, а топ-менеджмент имеет постоянный доступ к актуальным отчетам и ключевым показателям в удобном для себя формате.

«Мы не просто внедрили BI. Мы изменили саму культуру работы с данными. Сегодня каждое наше решение опирается на аналитику, и это дает ощутимые бизнес-результаты», — подытоживает Дмитрий Сарвади.

Партнерство с RBC Group остается стратегическим для Файно Маркет. Мы продолжаем совместную работу над расширением BI-экосистемы, развитием новых аналитических решений и адаптацией системы к меняющимся потребностям бизнеса.