Агротрейд у 6 разів прискорив звітність з Qlik

Важливо: Ми закрили офіс у Білорусі

RBC Group оголошує про закриття свого офісу в Мінську та повне припинення співпраці з білоруськими компаніями.

Докладніше

Компанія: Агротрейд

Індустрія: Аграрний сектор

Функції: Виробництво, Фінанси, Запаси, Фінансово-економічні потоки

Географія: Україна

Задачі: Консолідація бухгалтерських даних із 30 облікових систем 1С в єдину базу для звітності та ефективної підготовки до міжнародного аудиту.

Інструмент планування діяльності групи компаній. Автоматичні email оповіщення відповідальних щодо контрольних подій осіб

Джерело даних: облікова система 1С

Рішення: Впровадження системи бізнес-аналізу на платформі Qlik

«Business Discovery дозволило скоротити підготовку звітності з 1,5 місяців до 1 тижня”, – Максим Лопін, керівник відділу планування та економічного аналізу, групи компаній «Агротрейд»

Група Агротрейд є лідером України з виробництва та реалізації гібридного насіння кукурудзи та соняшника, а також репродуктивного сортового насіння озимої пшениці, ярого ячменю, сої, гречки іноземної та вітчизняної селекції.

Група компаній Агротрейд була заснована у 1998 році під назвою «Східноукраїнська агропромислова компанія». Основними напрямками господарської діяльності на першому етапі розвитку були забезпечення сільськогосподарських підприємств та цукрових заводів паливно-мастильними матеріалами, торгівля зерном та цукром. Придбання заготівельних підприємств (елеваторів) спонукало керівництво до залучення професіоналів високого рівня до створення власної виробничої бази, будівництва та реконструкції нових потужностей, організації заготівлі товарної продукції.

До складу Групи Агротрейд входять 17 сільгосппідприємств, 12 елеваторів та хлібоприймальних підприємств загальною потужністю зберігання 600 тис. тонн. Холдинг обробляє 65 тис. га сільськогосподарських угідь у Чернігівській, Сумській, Полтавській, Дніпропетровській та Харківській областях.

Одна проблема – одне рішення

Що ж до агрохолдингів, які мають велике територіальне розосередження аграрних та елеваторних підприємств, ведення обліку в автономній базі 1С для кожного з них має свої переваги. При цьому, такий підхід має істотний недолік, а саме – не дозволяє швидко збирати дані з усіх баз в єдину форму. Сьогодні до структури Агротрейду входять близько 30 юридичних осіб, кожна з яких веде облік у своїй обліковій системі 1С.

Самостійне впровадження Qlik протягом 4 місяців. У впровадженні брали участь 2 команди – IT та аналітичного відділу, учасники яких пройшли навчання у сертифікованих консультантів RBC Group.

Швидкість підготовки звітності зросла в 6,43 рази, 1 тиждень замість 1,5 місяців.

Переваги застосування: Впровадження системи бізнес-аналізу на платформі Qlik

 Business Discovery дозволило скоротити підготовку звітності з 1,5 місяців до 1 тижня.

Сергій Орлов, директор департаменту ІТ, групи компаній Агротрейд, розповідає: «Однією з обов’язкових умов діяльності Групи є своєчасність надання консолідованої фінансової звітності. При цьому у випадках, коли термін підготовки звітності затягується на 1,5 місяці, інформація втрачає свою актуальність. Саме тому чотири роки тому виникла гостра потреба у рішенні для консолідації даних бухгалтерського обліку».

Спочатку керівництво групи Агротрейд розглядало можливість вирішення проблеми за допомогою облікової системи 1С, з якою вже працювала багато років до цього. На практиці з транзакційною системою швидко та просто вирішити проблему виявилося неможливим. Під керівництвом Сергія Орлова організували тендер на впровадження платформи для консолідації даних. В результаті було ухвалено рішення щодо впровадження системи бізнес-аналізу на платформі Qlik Business Discovery, яку надала консалтингова компанія RBC Group. Саме BI-платформа показала найвищі результати у питаннях швидкості розробки, що дозволило максимально оперативно вирішити поставлене завдання.

Консолідація даних

Група Агротрейд ухвалила рішення про самостійне впровадження аналітичної платформи. Навчання команди провели сертифіковані консультанти з Qlik від RBC Group. Після цього етапу розпочався головний процес впровадження BI-платформи.

Протягом чотирьох місяців були розроблені моделі, які консолідують різноманітну інформацію. Проєкт впровадження стартував із бухгалтерського обліку. Пізніше на базі Qlik було реалізовано бюджетування та зведений аналіз інформації про земельні паї.

Максим Лопін, начальник відділу планування та економічного аналізу, групи компаній Агротрейд, коментує: «Усю роботу з Сергієм Орловим ми робили практично самостійно, у співвідношенні 70/30: візуальну частину та запити для обробки даних писав я, як ідеолог проєкту, а Сергій програмував вивантаження даних, консультував та направляв з технічної точки зору. При тому, що я не технічний спеціаліст, процес налаштування та пробної експлуатації пройшов дуже легко. Зараз у системі працюють наші аудитори, вони дуже задоволені її роботою».

Результати перевершили очікування. Фактично відразу після впровадження, аналітична платформа Qlik почала використовуватись для підготовки консолідованої звітності за стандартами МСФЗ. В аналітичний додаток Qlik імпортується інформація з тридцяти корпоративних систем. У додатку реалізовано елімінування внутрішньо групових транзакцій, що дає змогу відняти обороти всередині групи при побудові консолідованої звітності. Це значно спростило підготовку інформації для аудиторів. Сьогодні фахівці Агротрейд у Qlik проводять не лише аналіз за фактом діяльності групи компаній, а й вирішують інші завдання. По-перше, аналітичну платформу використовують як інструмент для бюджетування. Наприклад, модель план-фактного аналізу та контролю витрати палива з глибокою аналітикою (наприклад, обсяг витрат палива у розрізі різних операцій). Крім того, Qlik використовують як інструмент автоматичних email-оповіщень відповідальних осіб за контрольними подіями: відхилення від показників, невідповідність візуального контролю та випуску продукції на насіннєвому заводі та інше.

Максим Лопін, начальник відділу планування та економічного аналізу групи компаній Агротрейд, коментує: «Особливо хочеться відзначити істотне скорочення часу на підготовку звітів. Як мінімум, можна порахувати, скільки часу займало у нас відкрити тридцять різних 1С, у кожному сформувати необхідні вивантаження за потрібними розрізами, після цього об’єднати всі ці вивантаження, щоб побачити тільки зведений звіт. Зараз формування зведеного звіту відбувається у кілька кліків, а процес підготовки звітності займає один тиждень замість півтора місяця».

Майбутнє проєкту

Оскільки при впровадженні Qlik пріоритет був наданий найбільш трудомістким та терміновим звітам, наразі система звітності, що існує в Агротрейді, в Qlik реалізована «точково». Саме тому наступним кроком розвитку BI-платформи є реалізація усієї системи звітності.

Саме над цим завданням йде основна робота в рамках розвитку проєкту ― і щодо об’єднання самих даних, і щодо об’єднання звітів системи Qlik. План розвитку аналітичної платформи Qlik вже підготовлено: Максим Лопін реалізує проєкт з погляду ідеології Сергій Орлов ― з технічного боку. Зараз цей проєкт на етапі розробки.

Сьогодні група компаній насамперед продовжує використовувати Qlik як інструмент консолідації даних бухгалтерського обліку. Оскільки бізнес не може стояти на місці, логічно, що аналітична платформа розвиватиметься разом зі змінами до Агротрейду. Наприклад, зараз у нас змінилася внутрішня схема матеріальних та фінансових потоків, пов’язаних з організаційною реструктуризацією, оновленнями процесів на виробництві. І рішення щодо оновлення саме в цих процесах планування та аналітики ми й збираємося запровадити насамперед. Оскільки всі питання знову будуть пов’язані з тим, щоб збирати дані з розрізнених систем, ми знову пройдемо шлях від збору необхідних даних у кожній із систем до побудови консолідованої моделі для відображення реальних продажів та аналізу процесів доставки нашої продукції. У зв’язку з тим, що облікова система 1С, як і раніше, не дозволяє отримати повноцінну консолідацію даних Групи, Qlik і далі буде використовуватися як інструмент для вирішення цього завдання.

«Бізнес не може стояти на місці і логічно, що аналітична платформа розвиватиметься разом зі змінами до Агротрейду. Оскільки 1С нам, як і раніше, не дозволяє отримати повноцінну консолідацію даних, ми будемо й надалі використовувати Qlik як інструмент для вирішення цього завдання», − Максим Лопін, начальник відділу планування та економічного аналізу, групи компаній Агротрейд.