Global Beverages: автоматизація аналітики з Qlik Sense

Як управляти продажами та запасами в холдингу з п’ятьма заводами та десятками брендів?
У якийсь момент у Global Beverages – одному з найбільших виробників алкогольних і безалкогольних напоїв у Казахстані — зрозуміли: наявний підхід до аналітики гальмує розвиток бізнесу.

В Excel сходилися не дані, а розбіжності. Відділ маркетингу, комерсанти, виробничники — у кожного була своя версія звітів. Наради в компанії перетворювалися на спроби домовитися, а не аналізувати.

“Раніше кожен відділ жив своєю правдою. Ми більше сперечалися, ніж ухвалювали рішення. Нам потрібно було загальне цифрове дзеркало компанії”, – згадує Ауез Султанов, керівник BI-напрямку Global Beverages.

Так почалася історія BI-трансформації Global Beverages, яка змінила не тільки інструменти, а й сам підхід до управління бізнесом.

Чому Qlik Sense

Ідея впровадити BI-платформу зріла давно. Команда розглядала Power BI та інші варіанти, але в підсумку вибір припав на Qlik Sense Cloud.

Причини — прості та вагомі:

• висока швидкість обробки та відгуку;
• зручний візуальний інтерфейс;
• гнучкість для всіх типів користувачів — від директора до регіонального менеджера;
• масштабованість і відсутність навантаження на ІТ.

Global Beverages стала однією з перших B2B-компаній у Казахстані, які реалізували BI у хмарі — без своїх серверів та ІТ-підтримки.

Від хаосу до структури: цілі проєкту

Global Beverages поставила перед собою кілька ключових завдань:

• створити єдине джерело правди — загальні дані для всіх відділів;
• автоматизувати управлінську звітність;
• об’єднати первинні та вторинні продажі, запаси, закупівлі та виробництво в одній системі;
• знизити ручне навантаження на команду аналітиків.

“Раніше підготовка до презентації займала кілька днів: вивантаження, Excel, звірки. Зараз усе відбувається в реальному часі – просто відкриваємо Qlik і одразу бачимо, де ми”, – каже Ауез Султанов.

Що було реалізовано: архітектура рішень

Проєкт впроваджувався поетапно, у тісному партнерстві з RBC Group. У ньому брали участь усі ключові підрозділи компанії: маркетинг, комерція, фінанси, логістика, виробництво та IT. У кожного були свої завдання і виклики — і кожен напрямок отримав конкретне аналітичне рішення, адаптоване під свою специфіку.

• Аналіз первинних продажів

До впровадження Qlik Sense робота з первинними продажами була розрізненою: дані про відвантаження зберігалися у різних співробітників, звіти формувалися вручну, на узгодження йде час. Часто було незрозуміло — де реальні залишки у дистриб’юторів, на що орієнтуватися при плануванні.

Після запуску BI-рішення команда отримала:

• повний огляд усіх відвантажень із заводів до дистриб’юторів, у розрізі брендів, SKU, дат, регіонів;
• оперативний контроль товарних залишків у партнерів;
• алгоритми для формування замовлень на основі поточних запасів і норм забезпечення (30-45 днів).

Тепер комерційний відділ працює не за інтуїцією, а за даними — і завжди знає, де потрібно поповнити запаси, щоб не втрачати продажі.

• Аналіз вторинних продажів

Це рішення дало компанії наскрізну аналітику по всьому ланцюжку: від заводу до конкретної торгової точки. Вперше стало можливо:

• бачити, як саме продаються товари у дистриб’юторів — за SKU, за магазинами, за регіонами;
• порівнювати вторинні продажі з первинними та виявляти вузькі місця;
• краще управляти маркетинговими активностями, знаючи, як вони реально впливають на продажі в роздробі.

Система показала, де “провалюються” продажі після відвантаження і допомогла вибудувати більш точкову взаємодію з каналами.

• Аналіз запасів

Раніше, щоб дізнатися, скільки на складі готової продукції або сировини, потрібно було надсилати запити в кілька відділів і чекати, поки зберуть дані. Зараз усе це вирішується за секунди.

Аналітика щодо запасів охоплює:

• готову продукцію, комплектуючі, сировину, упаковку;
• залишки за кожним заводом, складом, категорією товару;
• динаміку накопичення та оборотність.

Це дає змогу не просто стежити за складськими запасами, а й ухвалювати рішення про виробництво, перерозподіл і закупівлі на основі актуальної картини.

• Контроль якості даних

Будь-яка аналітика починається з чистих даних. У процесі впровадження команда зіткнулася з класичною проблемою: неструктуровані номенклатури, відсутні артикули, порожні поля. BI-інструменти розкрили реальний стан бази.

“Коли почали впровадження, зрозуміли: у нашій обліковій системі бардак. Не всі картки заповнені, половина даних – неробочі. RBC запропонували рішення, і ми відразу побачили ефект”, – розповідає Ауез Султанов.

За ініціативою RBC Group було розроблено модуль контролю якості даних. Тепер:

• система автоматично перевіряє коректність і повноту інформації;
• виявляє дублі, пропущені значення, неузгоджені параметри;
• допомагає розробникам швидко усувати помилки та не пускати “брудні” дані у звітність.

Це стало одним із ключових чинників, завдяки якому проєкт у компанії було реалізовано лише за пів року.

BI в дії: що змінилося за пів року

Результати проєкту стали помітні вже в перші місяці. Замість громіздкої ручної звітності — швидка, прозора аналітика, доступна кожному, хто приймає рішення.

• Підготовка звітів скоротилася з двох днів до 10 хвилин.

Раніше формування презентації починалося з Excel і десятків листів у різні відділи. Сьогодні — достатньо відкрити застосунок Qlik Sense і відразу показати потрібні цифри. На нарадах перестали сперечатися про дані — почали обговорювати дії.

• Команда аналітиків скоротилася з чотирьох до двох осіб.

Уся рутина — автоматизована. Люди тепер не “переливають” таблиці, а займаються аналізом і розвитком моделей. Це дало змогу перерозподілити ресурси без втрати якості роботи.

• Понад 40 користувачів щодня ухвалюють рішення на основі даних.

Доступ до BI мають співробітники різних рівнів: від відділу продажів до топменеджменту. При цьому інтерфейс простий та інтуїтивний — не потрібно бути аналітиком, щоб працювати зі звітами.

• Публічний монітор на Smart TV – частина нової культури прозорості.

В офісі встановлено екран, на якому в реальному часі відображаються ключові метрики за планом, продажами та заводами. Це мотивує команди, посилює залученість і робить цілі компанії видимими для всіх.

• Усі звіти оновлюються щодня та централізовано.

Більше немає різних версій одних і тих самих цифр у різних відділах. Одна система, одна логіка, одна правда — і це вже впливає на швидкість і точність бізнес-рішень.

Хмарне BI без компромісів

Відмова від серверів виявилася стратегічно правильною для компанії. За два роки експлуатації платформи — жодного інциденту, пов’язаного з безпекою або відмовами.

“Коли ми тільки запускали проєкт, для нас була критичною швидкість. Qlik Cloud завантажує додатки за 10 секунд, звіти – майже миттєво. Це переконало нас: хмара – це не ризик, а перевага”, – каже Ауез Султанов.

Усе адміністрування — на стороні Qlik. Команда просто користується — без витрат на ІТ і підтримку інфраструктури.

Підсумки та плани

Проєкт з Qlik Sense став не просто впровадженням технології, а справжнім двигуном змін. BI став повсякденною практикою, а не рідкісною подією.

Компанія вже готує запуск нових модулів — із закупівель, виробництва та прогнозування доходів. У планах — активне використання машинного навчання для прогнозів попиту та управління ланцюгами постачання.

“Ми не просто прискорили звітність. Ми змінили культуру управління даними. І це вже приносить результати”, – підбиває підсумок Ауез Султанов.

А ви готові до змін у своїй компанії? Якщо ви розглядаєте перехід до сучасної аналітики — команда RBC Group готова поділитися досвідом, проконсультувати та допомогти оцінити потенціал проєкту для вашої компанії.